Hvidvaskloven stiller krav til, at forpligtede personer/virksomheder har et set-up, som minimere risikoen for at blive udnyttet til at medvirke til hvidvask eller terrorfinansiering.
Vi forsøger her, at give et overblik over de væsentligste forpligtelser, der gælder for de fleste forpligtede.
Hvornår er du forpligtet?
Hvidvaskloven gælder for en lang række erhverv, herunder blandt andet
- Godkendte revisorer, advokater og/eller ejendomsmæglere
- Personer eller virksomheder, der leverer samme ydelser som godkendte revisorer, advokater og/eller ejendomsmæglere
- Skatterådgivere og eksterne bogholdere
- Oprettere af virksomheder, selskaber eller andre juridiske personer
- Professionelle ledelsesmedlemmer – eller sørger for at en anden fungerer som ledelsesmedlem – i en virksomhed.
- Virtuelle kontorudbydere
- Forvaltere eller administratorer – eller sørger for at en anden fungerer som forvalter eller administrator – af en fond, trust eller et tilsvarende retligt arrangement.
- Nominee – eller sørger for at en anden fungerer som nominiee – for en tredjemand.
- Formidlere af livsforsikringer eller andre investeringsrelaterede forsikringer
Hvad omfatter forpligtelserne
Er du eller din virksomhed omfattet af hvidvaskloven, stilles der krav til virksomhedens overordnede opsætning, den daglige behandling, interne retningslinjer, og for nogle virksomheder også tilladelse hos Erhvervstilsynet. Nedenfor ridser vi de væsentligste krav op.
Det overordnede opsæt
Alle forpligtede personer og virksomheder skal have følgende opsæt:
- En overordnede vurdering af risikoen for at blive udnyttet til at medvirke til hvidvask og/eller terrorfinansiering
- En skriftlig politik for at styre risikoen for at blive udnyttet til at medvirke til hvidvask og/eller terrorfinansiering
- Et ansvarligt direktionsmedlem
- Undervisning af ansatte og ledelse
- Screening af medarbejdere
- Interne kontroller til effektiv forebyggelse, begrænsning og styring af risici for hvidvask og terrorfinansiering
- Whistleblowerordning for virksomheder med mere end 5 ansatte
Koncerner skal desuden have skriftlige politikker for databeskyttelse samt skriftlige politikker og procedurer for udveksling af oplysninger, der udveksles med det formål at bekæmpe hvidvask af penge og terrorfinansiering, inden for koncernen.
Den daglige behandling
Udover et overordnet opsæt, skal den forpligtede i dagligdagen varetage følgende krav:
- Kundekendskabspligt
- Undersøgelses- og indberetningspligt
- Noterings- og opbevaringspligt
- Generel oplysningspligt og konkret tavshedspligt overfor kunden
Erhvervsstyrelsen er udkommet med en quick-guide om hvidvaskloven for bogholdere og virksomhedsoprettere. Guiden fortæller hvorledes den daglige behandling kan håndteres. Guiden er også anvendelig for andre forpligtede.
Juridisk Rådgivningsfirma er selv underlagt hvidvaskloven. Vi har valgt at informere generelt omkring vores hvidvaskansvar i vores footer på hjemmesiden. I er velkommen til på eget ansvar at anvende vores information til inspiration.
Skriftlige interne retningslinjer
For at sikre at de forpligtede er gearet til at håndtere reglerne, skal der udarbejdes skriftlige interne retningslinjer for alle områder og skridt både det overordnede opsæt og den daglige behandling.
Tilladelse hos Erhvervstilsynet
I nogle tilfælde skal du udover at opfylde ovennævnte krav også have tilladelse fra Erhvervstilsynet. Det drejer sig om drift indenfor følgende erhverv:
- Oprettere af virksomheder, selskaber eller andre juridiske personer
- Professionelle ledelsesmedlemmer – eller sørger for at en anden fungerer som ledelsesmedlem – i en virksomhed.
- Virtuelle kontorudbydere
- Forvaltere eller administratorer – eller sørger for at en anden fungerer som forvalter eller administrator – af en fond, trust eller et tilsvarende retligt arrangement.
- Nominee – eller sørger for at en anden fungerer som nominiee – for en tredjemand.
Bliv compliant med hvidvaskreglerne
Er du omfattet af loven, er du forpligtet på lige vilkår, som for eksempel pengeinstitutterne. Det vil sige, at du blandt andet skal have interne retningslinjer for de samme områder, som for eksempel pengeinstitutterne skal have. Omfanget af de enkelte procedurer sker dog ud fra en risikobaseret tilgang, og det er her, at samspillet med et kendskab til mulighederne inden for IT-området og en detaljeret viden om hvidvaskreglerne kan sikre, at implementeringen ikke bliver for langhåret. Vi har særlig praktisk ekspertise på dette område, idet Marianne Rask har været hvidvaskansvarlig i et mellemstort pengeinstitut. Denne erfaring benyttes til at simplificere implementering af reglerne i forhold til vores kunde.
Hvidvaskloven kan ses i fuldt omfang her.